Acara penggalangan dana adalah bentuk populer penggalangan dana. Sementara mereka bisa menjadi pembuat uang besar untuk sebuah organisasi, mereka juga dapat memakan waktu dan mahal. Keberhasilan kegiatan tergantung pada perencanaan yang cermat. (Ya, Anda harus memiliki rencana acara tertulis untuk setiap peristiwa yang Anda pegang!) Untuk membantu Anda memastikan bahwa acara penggalangan dana Anda adalah pemenang, di sini adalah sepuluh komponen utama yang Anda harus memasukkan ke dalam rencana acara Anda:

1. Tujuan

Sebelum melakukan hal lain, Anda harus memutuskan apa tujuan acara Anda. Apakah ini benar-benar sebuah acara penggalangan dana? Atau tidak ada tujuan lain? Mungkin organisasi Anda mungkin berharap untuk mengumpulkan uang pada acara tersebut, namun fungsi utama dari acara ini adalah untuk mendapatkan publisitas, atau menjangkau jaringan baru. Banyak kegiatan amal memiliki lebih dari satu gol. Mencari tahu rincian untuk acara Anda akan tergantung pada mengetahui apa tujuan yang ingin Anda capai.

2. Penggalangan Dana Tujuan

Dalam hubungannya dengan panitia acara host, staf organisasi, dan penggalang dana utama, Anda harus memutuskan apa jumlah uang yang Anda berencana untuk menaikkan pada acara tersebut. Jika ini benar-benar sebuah acara penggalangan dana, maka segala sesuatu dalam rencana acara akan diarahkan untuk meningkatkan ini jumlah tertentu uang. Jumlah yang Anda pilih harus apa yang Anda berharap untuk bersih, yaitu jumlah yang Anda berencana untuk meningkatkan biaya setelah dikurangi.

3. Anggaran

Setiap rencana acara penggalangan dana harus berisi daftar lengkap semua anggaran biaya yang akan dibutuhkan untuk mengadakan acara. Anggaran Anda harus mencakup staf, undangan, sewa ruang, katering, hiburan, transportasi, keamanan, utilitas, dan hal lain yang akan diperlukan untuk membuat acara sukses. Anggaran Anda harus mempertimbangkan tujuan penggalangan dana Anda, memastikan bahwa Anda meningkatkan jumlah itu atas dan di luar semua biaya. Pastikan untuk meninggalkan ruang ekstra dalam anggaran Anda untuk biaya tak terduga.

4. Kepemimpinan

Sebagai bagian dari upaya penggalangan dana Anda, acara Anda kemungkinan besar akan memiliki “komite host” dan satu atau lebih orang ini bertanggung jawab untuk memberikan kontribusi jumlah besar untuk acara tersebut dan mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama “ketua panitia tuan rumah.”. Komite host umumnya terdiri dari para donatur, pemimpin bisnis, atau selebriti lokal. Komite tuan rumah dan ketua tidak bertanggung jawab untuk benar-benar menjalankan acara, namun merupakan bagian integral untuk memastikan bahwa Anda mencapai tujuan penggalangan dana Anda.

5. Target Pemirsa

Siapa target audiens untuk acara Anda? Apakah ini pengumpulan dana umum di mana setiap orang akan diundang? Atau acara ini diarahkan kelompok tertentu seperti orang-orang bisnis, orang tua, atau profesional muda? Singkatnya, Anda harus memutuskan siapa yang akan mengundang untuk acara Anda.

6. Set – Up

Staf acara Anda harus merencanakan acara set-up baik di muka. Set-up mencakup semua keterangan dari peristiwa yang sebenarnya: Di mana itu? Apakah makanan dilayani? Apakah akan ada hiburan? Apa jenis pakaian akan diperlukan? Apa jadwal untuk acara?

7. Pemasaran

Sama seperti produk baru, acara Anda perlu agresif dipasarkan untuk audiens target Anda. Anda perlu meyakinkan pendukung Anda bahwa organisasi Anda dan acara yang layak waktu dan uang. Menyusun rencana pemasaran keseluruhan untuk acara tersebut. Kemungkinan metode “mendapatkan kata keluar” meliputi: menggunakan jaringan penggalangan dana Anda non-profit ini, undangan dikirimkan, direct mail, telepon bank, dari mulut ke mulut dan komite tuan rumah acara.

8. Penjualan

Setelah Anda memasarkan acara Anda, harus ada prosedur di tempat untuk membuat penjualan tiket yang sebenarnya, atau menerima sumbangan untuk acara. Anda harus memutuskan apakah akan ada tingkat kontribusi yang berbeda untuk acara (seperti biaya tiket datar, biaya tambahan yang akan diundang untuk resepsi VIP di samping acara, dll). Anda harus memutuskan siapa yang akan menjual tiket, bagaimana mereka akan dikirimkan atau disampaikan, dan siapa yang akan bertanggung jawab untuk mengatur informasi yang masuk.

9. Praktek

Meskipun Anda mungkin tidak akan membutuhkan run-melalui penuh acara Anda, adalah penting bahwa setiap orang yang bekerja acara tahu, dari waktu ke depan, apa tanggung jawab mereka, di mana mereka harus selama acara, dan bagaimana acara ini akan Jika Anda memiliki acara besar atau tidak biasa, staf acara kunci mungkin ingin memiliki praktek dijalankan untuk memastikan bahwa operasi Anda berjalan lancar “mengalir.”.

10. Terima – Anda

Salah satu keluhan paling sering terdengar dari para kontributor untuk acara penggalangan dana amal ini, “Mereka bahkan tidak pernah mengatakan ‘terima kasih.’” Ditto untuk relawan acara Anda. Pastikan bahwa organisasi mengambil waktu untuk mengirim ucapan terima kasih kepada semua orang yang terlibat dalam acara Anda, termasuk kontributor, relawan, staf dan vendor. Jauhkan donor Anda bahagia … Anda mungkin akan meminta mereka untuk sumbangan lain kadang-kadang di jalan.

Sumber asli: Joe Garecht @ The Fundraising Authority

Bahasa Inggris ke Bahasa Indonesia: Kyutri @ Bagaimana Kiat Sukses Melakukan Fundraising?